Tác giả: Shane Snow - How to debate effectively at workplace (Forbes)
Dịch: Star Consulting Team
(Ảnh minh họa: bizjournals)
Không lâu trước, tôi đã có một buổi chia sẻ tại một công ty vừa trải qua việc sát nhập, đi từ 300 nhân viên lên đến 1400 nhân viên. Một sự thay đổi nhanh chóng như vậy thường là thách thức đối với bất cứ tổ chức nào, nhưng khi tôi hỏi các lãnh đạo công ty về khó khăn lớn nhất của họ, họ không hề đề cập đến những thứ như phạm vi cơ sở hạ tầng công nghệ, tốc độ tuyển dụng nhân sự phù hợp nhanh chóng, hay việc hợp nhất với công ty mẹ.
Điều mà họ lo lắng nhất lại là các cuộc tranh cãi nội bộ. Công ty này đã có văn hóa tranh luận từ trước, kể cả trong đội ngũ quản lý cấp cao. Trong bối cảnh quy mô công ty mở rộng đột ngột với việc thay đổi quyền sở hữu doanh nghiệp, đội ngũ lãnh đạo lo lắng văn hóa, thói quen này sẽ không mang lại sự hiệu quả bền vững.
Tôi chia sẻ với họ rằng, tranh luận là một điều tốt – thậm chí tranh luận còn có thể là chìa khóa của thành công – miễn là họ đào tạo được nhân viên của mình thực hành tranh luận theo chiều hướng tích cực.
Các nghiên cứu đã cho thấy sự đa dạng trong tư duy và nhận thức làm cho đội nhóm hoạt động hiệu quả hơn. Hai cái đầu thì thường tốt hơn một, và nhiều cái đầu thì còn tốt hơn nữa, đặc biệt là khi mọi người sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn và ý kiến của mình.
Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, xung đột không phải lý do các công cuộc sát nhập và mua lại gặp thất bại. Sự thất bại đến từ sự im lặng của tổ chức - tức “organizational silence”, khởi nguồn từ tâm thế ngại tranh cãi. Điều này cũng tương tự khi bạn nhìn vào một cặp đôi đang yêu nhau, sự im lặng có thể là một dấu hiệu rõ ràng của sự đổ vỡ hơn là những cuộc tranh cãi.
Đôi lúc các cách suy nghĩ khác nhau cũng như những bất đồng quan điểm có thể tạo ra cảm giác không thoải mái, đôi lúc chúng lại có thể giúp cho các thành viên và đội nhóm phát triển, đổi mới và tìm ra những ý tưởng đột phá. Điều này hiệu quả hơn nhiều so với những cuộc hội thoại thoải mái khi ai cũng nhất trí đồng thuận, kìm nén suy nghĩ thực sự của riêng mình.
Trên lý thuyết, điều này có nghĩa rằng làm việc nhóm giúp giải quyết vấn đề tốt. Ví dụ, Thượng nghị viện Mỹ có tới hàng trăm thành viên, đến từ 50 bang và thuộc các thế hệ khác nhau, do vậy đem đến các quan điểm đa dạng. Họ liên tục tranh luận. Tuy nhiên, cách mà họ tranh luận với nhau lại đầy rẫy sự thiếu trung thực. Ngoài ra, họ cũng bị ảnh hưởng những luật lệ kiềm chế cuộc tranh luận của họ, đặc biệt là khi lên sóng truyền hình, tạo ra những cuộc tranh luận thiếu năng suất.
Không may là, đa số phần còn lại trong chúng ta mắc phải cạm bẫy tương tự. Chúng ta quá quan tâm đến việc cãi thắng bằng được - để giữ thể diện cho bản thân và đội nhóm của mình - điều này đã làm chúng ta quên đi sự logic và bỏ qua những bằng chứng, đi ngược lại niềm tin ban đầu của mình. Từ đó, chúng ta tranh luận mà không có được tiến triển gì.
Cạm bẫy này có thể tránh được để hướng sang một cuộc thảo luận (trao đổi ý tưởng) và tranh luận (tranh cãi một cách trung thực về việc đồng ý hay phản đối những ý tưởng này) hiệu quả hơn, bằng cách đào tạo các thành viên áp dụng thói quen đúng đắn sau đây:
Hãy ghi nhớ rằng tất cả chúng ta đang cùng một thuyền: Các cuộc tranh luận thường rơi vào một trong ba trường hợp sau: (1) khi mục tiêu là để thuyết phục người khác rằng bạn đúng, (2) để bạn cảm thấy hãnh diện hơn bên kia, (3) để tìm ra giải pháp cùng nhau. Trường hợp thứ ba là chìa khóa giúp chúng ta tận dụng tối đa sự đa dạng về nhận thức của một nhóm. Để định hướng mọi người theo hướng đó, hãy thiết lập giai đoạn kích hoạt thảo luận với một mục tiêu được chung, tạo dựng tinh thần tìm hiểu và phải nhấn mạnh rằng mọi người đang cùng một thuyền:
● Chúng ta ở đây cùng nhau trên tinh thần tìm hiểu, với tư cách là những đồng nghiệp cộng tác, không phải đối địch.
● Mục tiêu chia sẻ với nhau là tìm ra cách tốt nhất để triển khai công việc.
● Tất cả các quan điểm liên quan đến mục tiêu này đều được chào đón.
● Không có người chiến thắng. Cả nhóm sẽ chiến thắng nếu chúng ta tạo ra tiến triển trong việc giải quyết vấn đề.
● Mọi thành viên là những người tham gia ngang bằng, không có phân cấp hay sự ưu tiên dành cho bất kì quan điểm của người nào.
Nắm chắc về chủ đề, logic và thông tin chính xác: Một trong những yếu tố thách thức và quan trọng nhất của tranh luận hiệu quả là giữ cho mọi thành viên đi đúng hướng. Các cuộc thảo luận hay có xu hướng đứt gãy, đặc biệt là khi mọi người cảm thấy ý tưởng và cá nhân mình đang bị "tấn công". Không may là, khi mọi người có quan điểm mạnh mẽ về điều gì đó, họ thường có xu hướng tiềm thức sử dụng các logic giả định, né tránh các câu hỏi, đưa các thông tin mơ hồ và kể cả việc nói dối trắng trợn. Hoặc họ sẽ đề cập đến những vấn đề không liên quan để chống đỡ cho quan điểm của mình và gây xao nhãng khỏi những lập luận phản biện. Điều quan trọng dành cho những nhà lãnh đạo ở đây là hãy cẩn trọng, để không thành viên nào có hành vi như vậy trong cuộc tranh luận. Hãy yêu cầu các thành viên tuân theo những luật lệ sau:
● Tranh luận không phải để xem ai quan tâm nhiều hơn, ai mạnh nhất hay ai trình bày rõ ràng nhất.
● Không sử dụng các thủ pháp tu từ lắt léo.
● Cần phân biệt rõ thông tin thực tế và sự diễn giải lại theo các cách hiểu khác nhau.
● Nhận diện việc ngụy biện sử dụng logic giả định
● Kiểm tra độ tin cậy của thông tin và phân tích chất lượng của chứng cứ được đưa ra.
● Nếu cuộc tranh luận đang dần đổi chiều sang chủ đề khác, hãy lập tức chỉ ra điều này và yêu cầu mọi người quay về chủ đề chính.
Đừng coi đây là vấn đề cá nhân: Các lập luận có xu hướng bị đứt gãy, đặc biệt là khi mọi người cảm thấy ý tưởng và bản sắc cá nhân của mình đang bị tấn công. Khi cảm xúc và cái tôi trở nên lớn hơn, họ sẽ khó trân trọng ý kiến của người khác hơn, ngăn cản đáng kể tiềm năng đổi mới và giải quyết vấn đề. Để đảm bảo cuộc tranh luận không bị lạc lối theo hướng như vậy, chúng ta cần giảm sự cá nhân hoá trong lập luận của mình. Bằng cách:
● Không xúc phạm hay công kích cá nhân.
● Tránh các câu hỏi có xu hướng đánh giá vào bản chất người khác, thay vì ý tưởng của họ. Thay vì các câu hỏi như “Sao mà bạn lại tin tưởng vào điều đó được?” hay “Tại sao bạn không thể thấy là…?”, hãy hỏi những câu hỏi như “Điều gì đã khiến bạn suy nghĩ theo hướng đó?” hay “Điều gì đã dẫn bạn đi đến kết luận đó?”
● Hãy nghĩ tốt về những người xung quanh, hãy giả định rằng ý định của họ là tốt.
● Không ai bị cho là mất mặt khi thay đổi ý kiến.
● Có chế độ khen thưởng cho các thành viên giúp đội nhóm tiến liên phía trước, thay vì chỉ muốn tỏ ra là mình đúng.
Thông minh, nhưng khiêm nhường: Để cuộc tranh luận thực sự năng suất, các thành viên cần sẵn sàng tôn trọng mọi quan điểm và thay đổi ý kiến của mình khi cần thiết. Thể hiện trí tuệ của mình nhưng vẫn tỏ ra khiêm nhường là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà lãnh đạo giỏi - một nhà tranh luận hiệu quả - cần phát triển. Điều này bao gồm các nguyên tắc sau:
● Không cá nhân hoá mọi thứ.
● Lắng nghe và tôn trọng mọi thành viên khác và các quan điểm của họ, ngay là khi bạn không đồng ý với quan điểm đó.
● Thừa nhận khi bạn nhận ra mình đã sai và công nhận điểm tốt của người khác một cách tích cực.
● Hãy tò mò. Những ý tưởng chưa tốt cũng có thể hữu ích, chúng có thể giúp chúng ta tìm ra ý tưởng mới tốt hơn.
Điều quan trọng là những người tham gia vào thảo luận – dù là cuộc nói chuyện trên bàn cà phê hay trong phòng họp - đều thử nghiệm các thói quen này. Tuy nhiên, lãnh đạo nên là người đầu tiên chịu trách nhiệm làm gương.
Chìa khoá ở đây không phải là cố gắng hoà đồng với nhau, mà là làm thế nào để tranh luận và "xung đột" một cách hiệu quả.
Nguồn:
Snow, S. (2019). How to Debate Ideas Productively at Work. [online] Harvard Business Review. Available at: https://hbr.org/2019/01/how-to-debate-ideas-productively-at-work.
Comments